Универсальный журнал документов предназначен для создания пользовательских журналов документов любых типов, любого состава и может использоваться в любой конфигурации 1С:Предприятия 8.1, 8.2 и 8.3 (толстый клиент). Для запуска обработки под 8.2, обработку необходимо открыть в конфигураторе для конвертации.

Журнал документов может быть сформирован как в виде списка, так и в виде двухуровневого дерева. При отображении журнала документов в виде дерева доступны группировки по дню, по месяцу и по первой графе из списка граф (например, по организации, по подразделению, по контрагенту, по ответственному и т.д.). Сейчас реализованы следующие режимы работы:

1. В виде списка
2. В виде дерева. Группировка по дням
3. В виде дерева. Группировка по месяцам
4. В виде дерева. Группировка по первой графе из списка граф
5. В виде дерева. Группировка по виду документа
6. В виде дерева с иерархией подчиненных документов

Гибкая настройка граф журнала позволяет пользователю видеть именно те данные, которые нужны в данный момент, а не только колонки, жёстко определённые в стандартных журналах документов. По числовым колонкам можно вывести итоги. Кроме этого можно изменить цвет фона, цвет текста или шрифт для строк по заданному пользователем условию (Условное оформление). Условия могут накладываться друг на друга, в этом случае лучше использовать разные способы оформления. Например, условие для не проведенных документов оформить цветом текста, а условия по организациям оформить цветом фона.

В графы журнала можно вывести значения свойств документов, если механизм свойств поддерживается в вашей конфигурации. Свойства могут быть выведены в журнал документов и в произвольный отчет. По свойствам могут выполняться отборы и сортировка. В режиме "4. В виде дерева. Группировка по первой графе из списка граф" по свойствам может выполняться группировка.

Кроме реквизитов и свойств документов в графы журнала можно вывести итоговые значения по числовым колонкам табличных частей документов. По этим колонкам также могут выполняться отборы и сортировка. В режиме "4. В виде дерева. Группировка по первой графе из списка граф" по итоговым значениям числовых колонок может выполняться группировка.

В журнал могут быть выведены дополнительные числовые колонки: "Количество документов" и "Количество строк" в табличных частях. По ним также могут расчитываться итоги.

Возможен показ на дополнительных закладках реквизитов шапки, табличных частей и движений текущего документа, а также открытие в качестве расшифровки ссылок. Т.е. если на закладке движения документа есть ссылка на справочник Контрагенты, то можно открыть форму этого элемента справочника, например, дважды щелкнув на ячейке левой кнопкой мыши в строке движения.

Для пользователей с административными правами доступна к использованию универсальная форма документа. Эта форма позволяет получить доступ ко всем реквизитам документа, в том числе и к тем, которые не выводятся на типовую форму документа.

Благодаря возможности сохранения настроек в файлы пользователи могут обмениваться сохранёнными настройками даже между различными базами, если входящие в журнал документы имеют в этих базах одинаковую структуру. При этом можно сохранять как настройки журнала, так и настройки расположения колонок для табличных полей расположенных на закладках.

Для текущего документа можно вывести схему подчинённости документа и отчёт по движениям документа.

На базе схемы компоновки данных отображаемый список документов может быть выведен с любыми пользовательскими настройками как простой реестр или как полноценный произвольный отчёт (в том числе с диаграммами и сводными таблицами).

Также для документов в универсальном журнале может быть сформирован реестр документов по фиксированному макету или с использованием .

В универсальном журнале реализована мощная поисковая подсистема, которая позволяет выполнить следующие действия по найденным документам:

Спозиционироваться на найденный документ в журнале

Установить отбор в журнале по списку найденных документов

Выделить в журнале найденные документы жирным шрифтом

Сейчас реализованы следующие режимы поиска документов:

Поиск по номеру документа или по части номера

Полнотекстовый поиск по всем реквизитам документа, которые включены в индекс полнотекстового поиска

Бонус - Поиск контрагента по контактной информации (подробнее в конце публикации)

Дополнительный фильтр в настройках "Обрабатывать только ранее введенные в базу данных документы" позволяет значительно упростить работу с настройкой журнала документов и поднять скорость работы универсального журнала документов.

При первом запуске журнал не настроен. Для отображения данных в журнале необходимо выполнить настройку журнала.

Данная разработка сделана на основе типового отчета из конфигурации УПП и является некоторым развитием идей реализованных в и описанных в комментариях к той публикации. Не знаю к сожалению или к счастью, но в связи с использованием двухуровнего дерева от обработок, взятых за основу, почти ничего не осталось, только некоторые идеи.

Буду рад комментариям с конструктивной критикой, пожеланиями и замечаниями.

Совместимость с сохраненными настройками для версии 2.х

Настройки версии 3.х не являются полностью совместимыми с версией 2.х. При использовании в версии 3.х настроек, сохраненных в версии 2.х, итоги в группировках по суммовым колонкам рассчитываться не будут. Для исправления необходимо открыть форму "Настройка универсального журнала документов" и нажать "ОК". После этого настройка будет сконвертирована под версию 3.х, теперь можно сохранить измененную настройку - итоги будут рассчитываться.

Совместимость с сохраненными настройками для версии 3.х

Настройки версии 3.х могут использоваться в версии 2.33.0.1. При этом, если в настройках были использованы не поддерживаемые версией 2.х реквизиты или свойства, то колонки в журнале будут выведены не заполненными.

Настройка колонок журнала. Краткая инструкция

Для настройки колонок журнала в окне настроек есть два способа.

Способ 1. Он сработает в том случае, если есть одинаково называющиеся графы у всех выбранных документов. В этом случае порядок действий следующий:

2. Нажать "Заполнить" и "Заполнить автоматически все общие графы".

Способ 2. Он подойдет для описания конкретной графы журнала, например, "Контрагент" или "Сумма документа". В этом случае порядок действий следующий:
1. Выбрать виды документов для журнала;
2. В дереве реквизитов найти реквизит в одном из документов, например, "Сумма документа" и выбрать его (нажать дважды левую кнопку мыши или Enter);
3. В версии 2.х в панели инструментов выбрать "Установить флажки" и "Отметить для всех документов по имени текущего реквизита". В версии З.х этот пункт выполнять не нужно

Инструкция в виде мастер-класса - делай как я.

Бонус - Поиск контрагента по контактной информации

На отдельную публикацию пожалуй не тянет. Поэтому выложил сюда. Поиск выполняется по представлению всех видов контактной информации относящейся к контрагентам. Найденные контрагенты выдаются в виде списка. Бонусный файл находится .

Про значок

Про проведение документов

Есть универсальный журнал документов, есть универсальный отчет. Что ещё нужно в работе?
Могут очень пригодиться обработки по проведению документов и управлению итогами и последовательностями.

Мы познакомились кратко с объектом 1С документ, с помощью которого ведется учет в 1С.

В этом же уроке мы упоминали про журналы 1С, которые помогают работать пользователю с документами.

Журналы позволяют объединить несколько документов по одной теме в один список.

Например, на складе товар привозят (оприходование) и увозят (отгрузка, реализация). Это два разных документа. Пользователю было бы неудобно работать в двух разных списках.

Журнал позволяет объединить оба документа в один список. Совершенно понятно, что журнал – это чистый интерфейсный объект только для удобства пользователя.

Журнал показывает общие (одинаковые) поля которые есть у разных документов.

Подробнее про журналы..

Зачем нужны Журналы 1С

Работа с документами построена на времени. Одна операция происходит раньше другой (сначала покупка, потом продажа). Если перепутать порядок, то система будет ругаться.

Каждый документ имеет свой список. При работе с кучей списком не прозрачна связь этих документов на основе линии времени. Общий список документов явно показывает порядок документов.

Журнал 1С позволяет решить эту проблему, объединив разные документы в единый список. Обычно делают журналы 1С по подсистемам (областям учета, рабочим местам). Например: журнал складских документов, журнал кассовых документов, журнал банковских документов и так далее.

Универсальный журнал документов 1С

Есть попытки сделать универсальный журнал документов 1С (есть во многих конфигурациях). Однако это неверный путь. Это связано с техническими ограничениям.

У каждого документа своя таблица в SQL. Общий журнал работает с несколькими таблицами. Чем больше таблиц – тем медленнее он работает. Кроме того есть ограничения по максимальному количеству таблиц (256, у некоторых версий SQL, самых популярных).

При первом открытии универсального журнала документов 1С, нажмите кнопку Состав.

Выберите нужные документы. Не выбирайте все документы – журнал будет работать очень медленно.

Заполните общие графы (колонки журнала) по умолчанию.

Так выглядит результат – универсальный журнал документов 1С.

Как выглядят Журналы 1С

Журнал – это список документов разных видов. С виду он не отличается от обычного списка. Однако у него есть колонка «Вид документа».

При создании нового документа в журнале 1С спросит – какой вид документа Вы хотите создать.

Настройка и разработка Журналов 1С

Создать новый журнал 1С или изменить существующий можно в конфигураторе. Общая методика работы такая же, как с другими объектами 1С, что было рассмотрено в предыдущем уроке.

Журналы 1С находятся в ветке конфигуратора «Журналы документов».

Суть создания журнала – это:

• указать список документов, которые в него входят
• указать какие одинаковые реквизиты выбранных документов будут выводиться в колонки.

Основные особенности Журналов 1С, по закладкам:

В системе 1С: Предприятие информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и отображаться в списках документов одного вида или в списках документов разных видов (журналах). При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются необходимые списки и журналы документов для их просмотра.

Количество журналов документов, с которыми может работать пользователь, определяется его набором прав и устанавливается в Конфигураторе.

Журналы документов предназначены лишь для удобного отображения списков документов – документ не связан «жестко» с каким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах. Состав же видов документов, входящих в тот или иной журнал, определяется в конфигурации в соответствии с назначением журнала. Например, документ «Приходный кассовый ордер» после записи и проведения «откладывается» сразу в нескольких журналах – Журнале операций (так как документ подтверждает факт произошедшей операции по поступлению денег в кассу), Журнале проводок (так как при проведении документа были сформировании проводки в дебет 50 счета) и Журнале кассовых документов (в котором хранится информация только о введенных кассовых документах). Из любого из этих журналов данный документ в последствие может быть вызван при необходимости внести в него изменения, перепечатать и т.д.

Для вывода на экран конкретного журнала могут использоваться пункты главного меню, кнопки панелей инструментов, кнопки выбора значений типа документ других форм, или другие действия, если это задано на стадии конфигурирования.

Если в конфигурации не задано иного, по умолчанию журналы документов можно открыть, используя пункт «Операции – Документы». На экран будет вызван список документов и журналов документов, существующих в конфигурации. Следует обратить внимание на то, что пиктограммами

обозначены списки документов одного типа (например, журнал «Авансовый отчет»), а пиктограммами

– журналы документов, которые в общем случае являются списками документов нескольких видов (например, журнал «Кассовые документы»).

В этом списке клавишами или мышью следует выбрать наименование нужного журнала и затем нажать кнопку «OK». Окно с выбранным журналом будет выдано на экран.

Вид окна того или иного журнала полностью зависит от выполненных в Конфигураторе настроек.

Рассмотрим устройство журналов на примере Журнала операций .

Табличная часть Журнала операций содержит несколько колонок:

? Пиктограмма – служебная колонка, в которой пиктограммой

обозначены операции, введенные вручную,

– записанные, но не проведенные документы,

– проведенные документы или сохраненные документы, для которых не предусмотрено проведение,

– помеченные на удаление документы.

? Дата – дата и время введенного документа

? Номер – электронный номер документа или операции

? Вид документа – наименование вида документа, причем данная колонка выводится только для журналов, в которых хранятся документы разного типа, в списках однотипных документов (например, в журнале «Авансовые отчеты») данная колонка отсутствует.

? Организация – организация, от лица которой был введен документ. В Журнале операций могут присутствовать как документы по всем организациям, так и по какой-либо конкретной организации. Данный отбор устанавливается с помощью поля

Расположенного над табличной частью журнала.

? Контрагент – наименование контрагента, участвующего в данной операции с другой стороны.

В нижней части Журнала операций расположено окно, в котором показываются проводки (бухгалтерские или налоговые) того документа, на котором в данный момент позиционирован курсор. При необходимости это окно можно отключить с помощью кнопки

расположенной на панели инструментов журнала.

Для быстрого перехода в начало или конец журнала можно использовать клавиши HOME и END.

По умолчанию все документы расположены в журнале в строго хронологическом порядке, то есть упорядочены по дате ввода, а внутри одной даты – по времени ввода. Сортировку по дате можно отключить, используя пункт меню «Действия – Сортировка». В этом случае документы выводятся в журнале в порядке их ввода.

При большом количестве документов, хранящихся в журнале, имеет смысл ограничивать временной интервал, за который выводятся документы в журнал. Интервал видимости журнала выводится в синей строке заголовка журнала после его названия.

Для изменения интервала видимости необходимо выбрать пункт «Действия – Установить интервал дат» , либо воспользоваться пиктограммой

панели инструментов журнала. На экране появится диалоговое окно настроек периода. Диалог имеет две закладки – нужный интервал может быть установлен на любой из них. При установке флажка «Использовать эту настройку периода при открытии» , данный интервал будет использоваться по умолчанию при открытии журнала.

В каждом журнале имеется возможность изменить визуальную форму журнала, появляющуюся на экране при его открытии. Для этого надо обратиться в пункт меню «Действия – Настройка списка» . При этом на экран выводится следующее диалоговое окно:

На закладке «Колонки» выполняется установка видимости и порядка колонок списка.

Установите пометки тех колонок, которые требуется показывать в списке.

С помощью кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» установите нужный порядок следования колонок в списке.

Для настройки показа колонки укажите колонку и с помощью элементов управления, объединенных в группу «Колонка» , выполните нужную настройку.

В поле выбора «Положение» выбирается положение колонки. Выбор «Новая колонка» означает, что данные указанной колонки будут всегда располагаться с новой позиции. Выбор «На следующей строке» означает, что данные указанной колонки будут располагаться с новой строки под данными предыдущей колонки. Для первой колонки данный выбор не имеет смысла. Выбор «В той же колонке» означает, что данные указанной колонки будут располагаться в той же колонке, что и предыдущая колонка. Чтобы расположить группу колонок под колонкой или группой колонок необходимо для каждой следующей колонки в группе колонок, расположенных вверху, выбрать положение «В той же колонке» , для первой колонки «второго этажа» выбрать положение «На следующей строке» , а для всех последующих колонок выбрать «В той же колонке» .

В поле выбора «Изменение размера» устанавливается режим изменения размера колонки. Если выбрано «Изменять» , то размер колонки можно изменять с помощью указателя мыши. Также размер колонки изменяется при изменении размера табличного поля.

В поле ввода «Ширина» задается ширина колонки (в символах).

В поле ввода «Высота» задается высота колонки (в строках).

Если флажок «Автовысота» установлен, то высота будет вычисляться по представлению значения в колонке с учетом максимального числа строк, заданных в поле «Высота» .

Кнопка «Применить» позволяет сразу просмотреть результат выбранных настроек.

Кнопка «Стандартная настройка» отменяет все пользовательские настройки и устанавливает настройки по умолчанию.

Кнопка «ОК» закрывает диалог настройки списка и применяет выбранные настройки.

Кнопка «Отмена» закрывает диалог настройки списка и отменяет выбранные настройки (даже если перед этим была нажата кнопка «Применить»).

Важно знать, что если при конфигурировании или средствами языка для колонки запрещена ее настройка или изменение позиции (перетаскиванием или в диалоге), то настройка таких колонок невозможна. Также не допускается вставка колонок между двумя колонками, которым запрещено изменение положения.

На закладке «Прочее» производится настройка восстановления позиции списка при его открытии, а также выбор позиции в списке при открытии, а также настройка автоматического обновления списка.

Если флажок «При открытии восстанавливать позицию» установлен, то активной строкой будет строка, которая была активна при закрытии списка.

Если флажок «При открытии восстанавливать колонку» установлен, то активной будет колонка, которая была активна при закрытии списка.

Выбор в реквизите «При открытии переходить» значения «В начало списка» или «В конец списка» означает, что при открытии списка активной становится первая или последняя строка списка, в зависимости от указанного в настройке условиях перехода.

Данные, показываемые в списке, могут меняться не только при их интерактивном вводе пользователем, но и при создании других объектов, а также при работе в многопользовательском режиме. Часто бывает необходимо, чтобы информация, размещенная в списке, была актуальной без дополнительных действий пользователя. Если флажок установлен, то система будет обновлять список через интервал, указанный в поле ввода, расположенном справа от флажка. Рекомендуется производить эту настройку для постоянно открытой или открытой продолжительное время формы списка, чья информация может измениться за время показа. Для табличного поля, в котором показываются данные таблицы значений, флажок «Обновлять автоматически каждые... секунд» отсутствует.

Если флажок «Не проверять соответствие новых строк отбору» установлен, то при окончании ввода новой строки будет осуществлена проверка, соответствует ли введенная строка отбору и, если не соответствует, будет выдано соответствующее сообщение.

Любой журнал можно вывести на печать. Для печати (вывода данных табличного поля в текстовый или табличный документ) необходимо выбрать команды «Действия – Вывести список».

В диалоге представлены все колонки табличного поля, не зависимо от настроек этого поля. Пометив нужные для печати колонки галочками и выбрав тип выводимого списка (таблицей или текстом), следует нажать «ОК ».

Ввод документа может осуществляться различными способами.

Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов документов, то для ввода нового документа выберите пункт «Действия – Добавить» либо используйте кнопку

панели инструментов журнала.

Если в журнале могут отображаться документы нескольких видов, на экран будет выдан запрос для выбора вида документа. В этом списке будут выданы наименования документов только тех видов, которые могут отображаться в текущем журнале.

Если в журнале хранятся документы только одного вида, список видов документов выдаваться не будет, а сразу будет выдан диалог для заполнения реквизитов документа.

Пользовательский интерфейс может включать команды меню или кнопки панели инструментов, которые могут позволять сразу начать ввод документа – без открытия журнала, в котором отображаются эти документы. Для этого следует выбрать соответствующий пункт меню или нажать специально созданную для этого кнопку на пользовательской панели инструментов. Информация о порядке ввода конкретных документов может находиться в общем описании конфигурации.

Рассмотрим порядок заполнения реквизитов документов на примере документа «Счет на оплату покупателю».

В шапке любого документа присутствуют обязательные реквизиты «Номер» и «Дата» , которые заполняются автоматически (номер – следующим за последним документом того же типа, дата – рабочей датой программы), но могут быть изменены вручную. Кроме этого, в шапке документов присутствуют и другие реквизиты, необходимые для записи данных об операции (в Счете это контрагент-покупатель, заключенный с ним договор, склад, откуда планируется отгружать продаваемый товар, банковский счет нашей организации, на который планируется поступление денег и т.д.). Эти реквизиты заполняются, как правило, выбором из соответствующих справочников.

Документ может содержать табличную часть. В нашем примере в ней отражается список продаваемой номенклатуры. Строки табличной части могут вводиться с использованием кнопки «Добавить»

или клавиши INS . Часть значений в колонках табличной части после выбора номенклатуры заполняется автоматически, но могут быть при необходимости исправлены вручную. При большой номенклатуре, вводимой в табличную часть документа, удобно пользоваться кнопкой

позволяющей осуществить множественный подбор из открывающегося справочника. При вводе таким способом следует только уточнять количество вводимой номенклатуры, необходимость же ввода новой строки для каждой новой позиции списка отпадает. Подбор осуществляется двойным щелчком мыши на нужной позиции, нажатием клавиши ENTER.

Выбранные позиции автоматически переносятся в табличную часть документа.

Строки табличной части документа можно:

Вводить копированием – кнопкой

Редактировать – кнопкой

(или двойным щелчком по строке)

Записывать после редактирования – кнопкой

Менять местами – кнопками

Выстраивать по возрастанию или убыванию реквизита выделенной колонки – кнопками

Например, если нужно выстроить введенные строки в порядке возрастания количества или цены товаров или в алфавитном порядке их названия.

Удалять – кнопкой

или клавишей DEL. Причем удаление строки происходит без дополнительного предупреждения.

В нижней части любого документа находится текстовая строка комментария, в которой можно указать полезную информацию (например, а планируемом сроке оплаты). В печатную форму документа она не выводится.

Кнопка «Перейти» служит для просмотра движений по регистрам, которые были сделаны в результате проведения документа, если таковое предусмотрено модулем документа.

При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка «ОК» или «Провести» ), производится проведение документа. При проведении документа информация, содержащаяся в документе, учитывается в регистрах путем создания записи регистров. Записи регистров – это информация о том, как изменяется состояние регистра в результате проведения документа.

В журнале документов проведенный документ будет помечен галочкой в колонке пиктограмм.

Чтобы сделать документ не проведенным, следует выбрать пункт «Действия» – «Отмена проведения» . При отмене проведения, отменяются все действия, которые документ выполнил в процессе проведения. Не проведенный документ в журнале документов будет помечен пиктограммой без галочки.

Обычно при проведении документа кнопкой «ОК» после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Тогда на экран выводится сообщение:

При этом в нижней части экрана в служебном окне выводится сообщение о допущенной ошибке:

Если нужно ввести новый документ, реквизиты которого во многом совпадают с уже имеющимся в базе документом, можно воспользоваться копированием. Для этого в журнале курсор устанавливается на документ – образец и выбирается пункт меню «Действия – Скопировать» или нажимается пиктограмма

панели инструментов журнала.

На экран будет выведена форма нового документа с реквизитами, заполненными из документа – образца. Не копируются при использовании этого режима реквизиты «Номер» (новому документу присваивается очередной порядковый номер) и «Дата» (в качестве которой будет использована рабочая дата программы). После внесения необходимых изменений документ следует записать и провести.

Для корректировки документа следует сначала открыть журнал документов, в котором отображаются документы нужного вида. Средствами поиска можно отыскать документ, который следует откорректировать.

Работая в журнале документов, документ можно открыть для корректировки или просмотра, одним из следующих способов

Выбрать пункт «Действия – Изменить»

Воспользоваться кнопкой

панели инструментов журнала.

Нажать клавишу ENTER

Дважды щелкнуть мышью в любом месте строки с записью о нужном документе.

В результате любого из этих действий на экран будет выведена форма документа.

Внешний вид формы документа, его свойства, поведение управляющих элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае, могут быть самыми разнообразными.

Для редактирования документов используются общие приемы работы в формах.

Если это обусловлено конфигурацией, форма документа может содержать закладки. В этом случае все редактируемые реквизиты сгруппированы на разных «страницах», между которыми можно переключаться, щелкнув мышью ту или иную закладку.

После того, как реквизиты заполнены, для записи документа следует нажать кнопку «OK» . По этой кнопке производится запись документа, если документ проводится, на экран выводится запрос о необходимости проведения документа, после ответа на запрос форма документа закрывается.

Кнопка «Записать» предназначена для сохранения документа без проведения и закрытия формы.

Кнопка «Провести» предназначена для выполнения проведения документа.

Для закрытия формы документа нажмите кнопку «Закрыть» . Если документ новый или была открыта форма существующего документа и были произведены изменения в реквизитах, на экран будет выдан запрос о сохранении изменений. Следует ответить «Да» для записи документа, или «Нет» – для отказа от записи.

В журнале документов можно осуществлять разные варианты поиска нужного документа:

? Быстрый поиск в списке может производиться по дате документа. При начале набора даты в колонке «Дата» под нижней строкой открывается специальное поле для ввода даты.

После окончания ввода даты нажмите кнопку

и в случае обнаружения курсор устанавливается в нужную ячейку журнала.

Если строк с указанной датой несколько, курсор устанавливается на первой найденной. Если список не отсортирован до дате, то для нахождения следующего документа с введенной датой нужно перейти на нижние строки и выполнить поиск заново.

? Поиск документа по номеру . В журнале следует выбрать меню «Действия – Поиск по номеру» или воспользоваться пиктограммой

На экране появится следующее диалоговое окно:

В поле «Номер документа» необходимо ввести номер, который необходимо найти. При открытии окна поиска в поле указывается номер текущего документа. Если флажок «Поиск по подстроке» установлен, то в поле «Номер документа» можно указать только часть номера. Поиск документов производится в диапазоне дат. По умолчанию, диапазон установлен в соответствии с периодом журнала или списка документов.

Окно запроса содержит список видов документов, которые включаются в текущий журнал или список. Над списком видов документов располагаются кнопки «Отметить все» и «Снять все отметки»

При их нажатии будут соответственно выделены все виды документов или снято выделение со всех видов документов. Для выполнения поиска следует нажать кнопку «Найти» . По окончании поиска найденные документы будут показаны в списке «Найдено» . По кнопке «Выбрать» в списке или журнале документов текущим документом становится выбранный документ, и окно поиска закрывается.

? Произвольный поиск . Позволяет осуществить поиск по любым значениям и в любом направлении. Чтобы начать поиск, следует выбрать пункт «Правка – Найти», либо воспользоваться кнопкой

общей панели инструментов программы. Форма диалога зависит от типа данных в колонке, для которой производится поиск.

Укажите информацию, которую необходимо найти.

Переключатель «Вперед – Назад – Везде » позволяет задать направление поиска.

Опция «По текущей колонке », если она включена, указывает, что поиск будет производиться только в текущей колонке табличной части – той, в которую установлен курсор. При выключенной опции поиск будет производиться во всех колонках слева направо.

Опция «Учитывать регистр », позволяет указать, будут ли различаться при поиске по строковому значению прописные и строчные буквы. Если эта опция включена, одинаковые прописные и строчные буквы будут считаться разными символами.

После выполнения всех необходимых установок для выполнения поиска следует нажать кнопку «Искать» .

Если значение, указанное в шаблоне поиска, найдено в списке, курсор будет установлен в ячейку с найденным значением. Если значение не найдено, будет выдано соответствующее сообщение.

Если искомых значений в списке несколько, то курсор устанавливается на первое встретившееся (в соответствии с направлением поиска) значение. Продолжить поиск с теми же установками можно через пункт «Правка – Найти следующий» или «Правка – Найти предыдущий» , либо используя кнопки

общей панели инструментов программы.

Кроме того, на общей панели инструментов существует специальное поле выбора для ввода строки поиска без вызова диалога поиска.

В нем также хранятся несколько предыдущих значений поиска, которые могут быть выбраны кнопкой

Для использования этого элемента следует ввести в него нужную строку и нажать клавишу ENTER или одну из кнопок поиска панели инструментов.

Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов или по видам документов.

Чтобы выполнить отбор по конкретному текущему значению ячейки, надо выбрать ячейку, содержащее это значение, и вызвать команду меню «Действия – Отбор по значению в текущей колонке» или нажать кнопку «Отбор по текущему значению»

Пример: мы хотим отобрать в Журнале операций только документы «Авансовый отчет». Для этого находим в списке хотя бы один такой документ, выделяем его курсором (не открывая!) и нажимаем кнопку

На экране остаются только отбираемые документы.

Пример: В Журнале банковских документов следует отобрать только документы с конкретной суммой 500 000 руб. Находим один из таких документов визуально, устанавливаем на него курсор и нажимаем кнопку .

На экране остаются только платежные поручения на сумму 500 000 руб.

В наиболее общем случае пользователь может сам задавать условия отбора. Чтобы сформировать условия отбора, следует вызвать пункт меню «Действия – Установить отбор и сортировку списка» или нажать на кнопку

для вызова соответствующей настройки.

На закладке «Отбор» :

В некоторых списках предусматривается возможность отбора данных по значениям реквизитов. Это позволяет просматривать только те данные, которые имеют определенное значение в реквизите, выбранном для отбора. Отбор данных производится по определенному набору критериев отбора.

Видами отбора называются критерии, которые определяются на этапе конфигурирования, а также зависит от типа списка.

Отбор может проводиться сразу по нескольким видам. Для этого достаточно установить флажок слева от наименования вида отбора.

Для каждого вида выбирается условие отбора. Состав возможных условий определяется типом данных.

В зависимости от выбранного вида условия вводятся значения отбора (может быть указано конкретное значение или интервал значений, а также список возможных значений, при этом в условиях можно выбрать как вхождение в список, так и невхождение в список).

Значением отбора может являться любое из имеющихся значений этого реквизита, например, «Частное лицо». Вид отбора и значение отбора составляют условие отбора. Условие отбора в определенный момент времени может быть только одно.

Заметим, что возможность отбора предусматривается для большинства списков, причем по одному или нескольким реквизитам. Если для списка отборы не предусмотрены, то в меню и в панели инструментов не будет содержаться элементов интерфейса для управления отборами.

Выбранные параметры отбора могут быть сохранены для использования в дальнейшем. Для этого нажмите кнопку «Отборы».

При установке отбора в окне формы списка выводятся только элементы, удовлетворяющие выбранному условию отбора.

Отбор данных в списке может быть установлен несколькими способами.

На закладке «Сортировка»:

На закладке «Сортировка» устанавливается порядок представления отобранных данных.

В списке слева содержатся реквизиты, по которым будет осуществляться сортировка. Направление сортировки (по возрастанию или убыванию) задается кнопкой с двумя стрелками.

Реквизиты переносятся из правого списка.

Если отобрано несколько реквизитов, то порядок их следования в списке влияет на порядок представления информации. Сначала отобранный список будет сортироваться по первому сверху реквизиту, затем каждая группа одинаковых значений будет сортироваться по второму сверху реквизиту, и т.д.

С реквизитами сортировки можно осуществлять следующие действия:

– Перемещение реквизита вверх (вниз) списка.

– Добавление (удаление) реквизита из списка.

– Изменяет направление сортировки.

– Отключить отбор.

В отличие от копирования режим ввода на основании (если описан на этапе конфигурирования) позволяет создавать документы на основании данных документа другого вида.

Для создания документа на основании выберите исходный документ и выберите пункт «Действия – На основании» или воспользуйтесь кнопкой

В выпадающем меню будет представлен список возможных видов объектов (не обязательно документов), которые могут быть созданы на основании данного документа. Выберите нужный вид.

На экран выводится форма нового документа, поля которого заполнены на основании документа-источника. Правила заполнения определяются на этапе конфигурирования.

Пример: С 01.06.2006 наша организация сдает «Адвокатскому бюро Кузьмина» по договору краткосрочной аренды офисное помещение площадью 40 кв.м. по цене 5оо руб. за один кв.м. Необходимо оформить счет на аренду за июнь, провести оказание услуг по аренде данному арендатору. Арендатор оплатил указанную в счете сумму 09.06.2006 г. Наличными деньгами в кассу нашей организации.

Вызываем на экран новый документ «Счет на оплату покупателю» и заполняем его на дату 01.06.2006 г. необходимыми реквизитами.

Используя кнопку «Печать», распечатываем документ и отдаем его арендатору. После этого записываем документ в базе, используя кнопку «ОК». Документ попадает в журнал «Счета на оплату покупателю».

Используя кнопку «Ввести на основании», вводим документ «Реализация товаров и услуг». Исправляем в нем дату на конец месяца и проводим документ.

В Журнале операций появилась новая строка с введенным документом.

Действуя аналогично (с помощью кнопки «ввести на основании), вводим документ „Приходный кассовый ордер“, изменив в нем дату на 09.06.2006 г., распечатываем его и проводим, нажав „ОК“.

В Журнале операций появляется строка с новым документом и видны сформированные им проводки.

С помощью команды меню «Перейти – Структура подчиненности документа» можно проследить цепочку документов, вводимых на основании друг друга.

Различают два режима удаления: непосредственное удаление и пометка удаления. Доступность режимов определяется правами конкретного пользователя.

Удаление (непосредственное удаление, установка и снятие пометки удаления) документов производится в журнале документов.

Для установки пометки на удаление следует выбрать документ в журнале и, не открывая его, нажать клавишу DEL или кнопку

Для снятия пометки на удаление следует выбрать в журнале помеченный для удаления документ и повторно нажать клавишу DEL или кнопку

Помеченные на удаление документы показываются пиктограммами

При пометке на удаление документа его проводки удаляются. При отмене пометки на удаление проводки не восстанавливаются. Для их восстановления требуется повторное проведение документа.

Для окончательного удаления помеченных на удаление документов (так же как и элементов справочников) следует обратиться в пункт меню «Операции – Удаление помеченных объектов» . Появится стандартное предупреждение:

Следует нажать кнопку «Да» . Откроется новое диалоговое окно:

В верхней части диалог содержит список обнаруженных в информационной базе объектов, помеченных на удаление. Любой из объектов можно открыть с помощью кнопки «Открыть» .

С помощью пометок можно указать, какие объекты нужно проверить на возможность удаления.

Для контроля наличия ссылок на удаляемые объекты нажмите кнопку «Контроль» .

Программа производит проверку работы пользователей с данной информационной базой и устанавливает монопольный режим работы. Если с базой работают, то выдается сообщение.

Программа формирует список ссылок на указанные объекты и выводит другой диалог (в модальном режиме), в котором можно просмотреть список ссылок и произвести удаление.

Если закрыть модальный диалог, то список ссылок выводится в нижнем списке по каждому выбранному объекту, помеченному на удаление.

Любую из ссылок можно открыть с помощью кнопки «Открыть».

Во время просмотра списка ссылок в информационной базе могут произойти изменения.

Чтобы обновить список ссылок надо выйти из диалога, и открыть его заново и нажать кнопку «Поиск».

Для подавляющего большинства документов конфигурации предусмотрено формирование некой унифицированной печатной формы (аналога бумажного документа). Печатная форма документа формируется при нажатии кнопки «Печать» внизу экранной формы документа. Для многих документов в конфигурации заложено несколько печатных форм. В этом случае при нажатии на кнопку «Печать» под ней разворачивается список возможных вариантов формирования печатной формы документа.

По нужному варианту следует щелкнуть мышкой или, выделив его, нажать клавишу ENTER . На экран буде выведена сформированная печатная форма документа.

Если для одного документа предусмотрено несколько вариантов печатных форм и одна из них используется гораздо чаще других, можно воспользоваться кнопкой «Печать – По умолчанию…» и в открывшемся диалоговом окне выбрать нужный вариант. После этого название выбранной по умолчанию печатной формы будет отражено в экранной форме документа рядом с кнопкой «Печать» , и им можно будет воспользоваться сразу, без предварительного выбора из списка.

При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована. Чтобы иметь такую возможность, следует в табличном редакторе отключить режим редактирования путем выбора пункта «Таблица – Вид – Только просмотр». После этого в любое поле сформированной печатной формы можно внести необходимые изменения и распечатать документ. Следует помнить, что внесенные таким образом изменения не сохраняются после закрытия печатной формы, и в следующий раз она откроется в начальном, неотредактированном варианте.

Пример: По просьбе клиента нужно в печатную форму документа «Акт выполненных работ» внести расшифровку подписи заказчика. Открываем из журнала нужный документ, формируем его печатную форму, воспользовавшись кнопкой «Печать». Выбираем пункт меню «Таблица – Вид – Только просмотр» и, щелкнув мышью в поле «заказчик», набираем там его фамилию.

После этого документ отправляем на печать.

Перед тем, как отправить документ на печать, рекомендуется сделать его предварительный просмотр кнопкой

или с помощью команды меню «Файл – Предварительный просмотр». Если в ходе предварительного просмотра выяснилось, что документ не помещается на одной странице или, наоборот, получился слишком мелким, следует закрыть предварительный просмотр и при открытой печатной форме обратиться в пункт меню «Файл – Параметры страницы». В открывшемся диалоговом окне нужно сделать необходимые изменения: изменить ориентацию документа, поля, масштаб, использовать другие возможные настройки.

Для сохранения этих настроек нажимаем «ОК» и еще раз с помощью предварительного просмотра убеждаемся, что теперь в сформированной печатной форме и ее положении на странице нас все устраивает. Только после этого окончательно отсылаем документ на принтер кнопкой

или командой меню «Файл – Печать».

Сформированная печатная форма любого документа может быть сохранена в файле на диске. Для этого при открытой печатной форме следует выбрать пункт «Файл – Сохранить» или «Файл – Сохранить как». В открывшемся диалоговом окне следует указать место, куда будет сохранен файл и его название.

Сейчас фирма 1С советует всем переходить на версию 1С Бухгалтерии 8.3 , а в интернете полно статей на тему "какая 8.3 удобная и красивая". Среди прочего говорится о возможности настройки интерфейса программы "под себя". Действительно, в версии 8.3, основанной на так называемых "управляемых формах", можно настраивать внешний вид практически любого окна.

Другое дело, что возможность изменять внешний вид форм документов практически никем не используется, кроме, пожалуй, программистов, решивших от нечего делать поиграться с настройками программы . Обычные же пользователи никогда не будут изменять формы стандартных документов программы — это просто им ни к чему, только путаницы добавит. Так что единственным преимуществом остаётся изменение настроек отображения журналов документов и справочников. К примеру, можно изменить состав колонок.

На самом же деле всё это было и до "волшебной" версии Бухгалтерии 8.3. В версии 8.2 и 8.1 можно делать абсолютно то же самое с не меньшими удобствами. А скорость работы, как справедливо отмечает большинство пользователей, в 1С Бухгалтерии 8.2 куда выше. Сейчас я расскажу вам, как можно настроить состав колонок в списках документов, журналах и справочниках 1С Бухгалтерии 8.2.

Зачем настраивать вид журналов 1С?

На рисунке ниже представлено окно справочника Основные средства в том виде, в каком оно отображается по умолчанию в программе. Как видите, налицо огромное количество колонок, большая часть из которых вообще не нужна, поскольку всё это можно посмотреть, открыв конкретный элемент. На рисунке этого не видно, но вообще там половина колонок просто не поместилась в окне!

Кто-то может с этим не согласиться, сказав, что удобно просматривать именно в таком виде. Спорить не буду, у каждого свои предпочтения. Тем не менее, вот в таком виде окно справочника удобно просматривать только развернув его на весь экран. К тому же вряд ли кому-то может понадобиться одновременное отображение колонок "Наименование" и "Полное наименование" , часто содержащих почти одинаковые данные.

Лишние колонки занимают место, препятствуя нормальному отображению и восприятию информации. Помимо этого, встречается и другой распространённый случай, когда поле "Номер" или "Код" слишком маленькое и видны только начальные нули, а остальное скрыто за границей колонки. Так что, по моему мнению, функции настройки списков и журналов в 1С Бухгалтерии нужны достаточно часто.

Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!

Настройка журналов в 1С Бухгалтерии 8.2

Всё написанное здесь в равной степени применимо как к , так и справочников. Рассмотрю на примере настройки справочника "Основные средства".

Чтобы настроить состав и размер колонок в 1С Бухгалтерии 8.2, нужно зайти в меню "Действия" и выбрать пункт "Настройка списка" На курсах 1С Бухгалтерии я часто замечал, что его почему-то часто путают с опцией экспорта данных, которая называется "Вывести список" .

В результате открывается окно настройки, показанное на рисунке ниже.

Пользоваться им для настройки состава и ширины колонок списка очень просто. Если хотите отключить колонку, то снимите галочку напротив неё. Если нужно настроить параметры колонки, то выделите её и параметры отобразятся справа в окне. Также можно менять порядок колонок, выделив нужную колонку и воспользовавшись голубыми стрелками вверх или вниз в верхней части окна.

Если вы сбили настройки и хотите их вернуть назад, как было, то воспользуйтесь кнопкой "Стандартная настройка " на панели рядом с голубыми стрелками.

Настройка прочих параметров списков

Общие параметры списка можно настроить на вкладке "Прочее" в показанном выше окне. Например, можно сделать так, чтобы при открытии списка выделялась первая или последняя строка списка, как вам удобнее.

Пример настроенного справочника Основные средства вы можете видеть на картинке ниже. Как видите, всё красиво, удобно и ничего лишнего.

Видеоурок по настройке внешнего вида журналов и документов 1С 8.2

Вы можете изменить отображение форм списков документов, журналов, а также форм самих документов в программе 1С Бухгалтерия 8.2. Для этого существуют специальные настройки, показанные в этом видеоуроке.

Подведём итоги

Используйте возможность настройки списков, чтобы сделать 1С Бухгалтерию 8.2 ещё удобнее в использовании. Выбранные настройки программа запоминает, а значит сделать их придётся только один раз.

Важно: каждый список нужно настраивать отдельно! В примере выше настройки колонок применились только к справочнику "Основные средства" .

Настройки, показанные в этой статье, входят в рассмотрение на моём курсе 1С Бухгалтерии 8 . Курсы 1С проводятся по Skype, что сокращает время, бесполезно затрачиваемое на дорогу до учебного центра, до нуля. Как именно проводятся занятия по Skype, вы можете

Документы и журналы документов

В системе 1С Бухгалтерия информация о хозяйственных операциях совершаемых на предприятии может вводиться при помощи документов и сохраняться в журнале документов. При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются журналы для их хранения.

В отличии от бухгалтерских операций, о которых речь пойдет далее, документы делятся на виды, каждый из которых предназначен для хранения специфической информации о хозяйственной операции определенного типа, например, о выдаче денег из кассы.

В процессе настройки конфигурации задачи можно создавать практически неограниченное число журналов документов и назначать хранить в одном журнале документы нескольких видов. Причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах. Кроме того в системе 1С Бухгалтерия существуют общие журналы в которых отображаются все введенные в систему документы. Одним из важных, для бухгалтерского учета, свойств документов является их свойство автоматически формировать бухгалтерские операции, отражающие сответствующую жозяйственную операцию в бухгалтерском учете.

Журналы документов предназначены лишь для удобного отображения документов. Документ не связан жестко с каким либо журналом. Набор документов отображаемый в том или ином журнале полностью определяется конфигурацией. Один и тот-же вид документов в 1С может отображаться в нескольких журналах. Кроме журналов формируемых на стадии конфигурирования в системе 1С Бухгалтерия существуют два предопределенных журнала: Полный и Прочие .

Полный журнал, как видно из его названия, отображает документы всех видов и позволяет работать со всеми введенными в систему документами.

Журнал Прочие используется для отображения тех документов для которых в процессе конфигурации явно не указан конкретный журнал в котором он должен отображаться.

Окно журнала документов

Для вывода на экран журнала конкретного документа могут использоваться пункты главного меню, кнопки панели инструментов, кнопки выбора значений типа документ других форм. Если в конфигурации не задано иного, по умолчанию журналы документов можно открыть используя пункт Журналы документов меню Операции главного меню программы 1С Бухгалтерия.

На экран будет вызван список журналов документов существующих в 1С. В этом списке, клавишами или мышью, следует выбрать наименование нужного журнала а затем нажать кнопку ОК . Окно с выбранным журналом будет вызвано на экран.

Вид окна того или иного журнала полностью зависит от настройки конфигурации задачи.

Окно журнала документов в 1С представляет собой, в общем случае, таблицу имеющую четыре графы в колонке Дата , Время , Документ и Номер . Эти четыре графы,как правило, существуют во всех журналах.

Кроме них при настройке конфигурации можен быть определено неограниченное количество дополнительных граф. Дополнительные графы используются для вывода дополнительных реквизитов документов которые отображаются в данном журнале.

Состав граф, их взаимное расположение может быть изменено при настройке конфигурации. По значениям реквизитов, которые вводятся в основных и дополнительных графах журналов, можно осуществлять произвольный поиск.

Самая левая графа журнала служебная, в ней различными значками обозначается состояние документа (проведенный документ, непроведенный документ, документ помеченный на удаление).